Bel ons op +32(0) 50 31 50 55
Bel ons op +32(0) 50 31 50 55
Wenst u graag een afspraak te maken? Vul onderstaand contactformulier in of contacteer ons rechtstreeks via +32(0) 50 31 50 55.
Wanneer in deze algemene voorwaarden verwezen wordt naar “Ryckeman”, “de Beroepsbeoefenaar”, “wij”, “we”, “ons” of “onze”, wordt verwezen naar de bv Fiduciaire Ryckeman Gebroeders, met zetel te 8200 Sint-Andries, Dirk Martensstraat 22 en met als ondernemingsnummer RPR Gent afdeling Brugge 0405.137.425.
Onderhavige algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle professionele relaties tussen Ryckeman en de cliënt.
Ingeval van twijfel over draagwijdte en aard van de dienstverlening van Ryckeman, zullen de algemene voorwaarden van toepassing zijn.
Afwijkingen dienen uitdrukkelijk en schriftelijk door beide partijen te worden aanvaard.
In geval van tegenstrijdigheid tussen de inhoud van onderhavige algemene voorwaarden en de opdrachtbrief, heeft de opdrachtbrief voorrang.
Overeenkomstig het gemeen recht kan Ryckeman enkel aansprakelijk worden gesteld voor opdrachten waarvan wordt aangetoond dat ze door haar werden aanvaard.
Bij gebrek aan een andersluidende bepaling in de opdrachtbrief wordt de overeenkomst gesloten en treedt deze in werking:
Indien de beroepsbeoefenaar de door de cliënt ondertekende opdrachtbrief nog niet heeft ontvangen, zijn alle professionele relaties tussen partijen onderworpen aan deze algemene voorwaarden en aan de opdrachtbrief, waarvan de bepalingen geacht worden te zijn gesloten tussen de partijen, voor zover deze contractuele documenten aan de cliënt werden bezorgd.
Wanneer, buiten toepassing van de verrichtingen zoals gedefinieerd in artikel 12.2 tot 12.11 van het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen, deze overeenkomst wordt overgedragen in het kader van een overdracht van cliënteel, aan een door het Instituut van de Belastingadviseurs en de Accountants) (hierna ‘het ITAA’) erkende rechtspersoon, dan licht de beroepsbeoefenaar de cliënt uiterlijk binnen vijftien dagen na de overdracht schriftelijk in over de volledige gegevens van de overnemer, met inbegrip van zijn inschrijvingsnummer in het openbaar register van het ITAA. Deze inlichting informeert de cliënt ook dat de opdracht zal worden voortgezet door de overnemer en op welke datum deze overname zal plaatsvinden.
De cliënt en de beroepsbeoefenaar erkennen en aanvaarden dat de overeenkomst gewoon wordt voortgezet met de overnemer zoals ze oorspronkelijk door de partijen werd gesloten.
De beroepsbeoefenaar en de cliënt kunnen te allen tijde deze overeenkomst en/of de aan de opdrachtbrief verbonden mandaten beëindigen door het sturen van een e-mail en met inachtneming van de hierna uiteengezette modaliteiten.
De beëindiging door de cliënt kan gebeuren door de opvolger van de beroepsbeoefenaar die daartoe door de cliënt naar behoren is gemachtigd.
De vervanging van de verantwoordelijke voor de uitvoering van de opdracht kan door de cliënt in geen geval worden ingeroepen als wettige grond voor beëindiging van de overeenkomst.
De beroepsbeoefenaar is in alle omstandigheden gerechtigd op de betaling van de erelonen en kosten m.b.t. de reeds verrichte werkzaamheden.
Onder ‘recurrente opdracht’ wordt verstaan: alle opdrachten die terugkerend zijn en die niet voldoen aan de definitie van ‘niet-recurrente opdrachten’ in artikel 3.2.1.
Behalve bij een andersluidende bepaling in de opdrachtbrief wordt de overeenkomst voor een recurrente opdracht geacht voor onbepaalde duur te zijn aangegaan.
Beide partijen kunnen op elk ogenblik de overeenkomst beëindigen door middel van een opzegging die via e-mail ter kennis wordt gebracht.
Behalve bij onmiddellijke beëindiging om bepaalde redenen (zie 4.1 en 4.2 hieronder) of een tegenstrijdig beding in de opdrachtbrief, geldt, wanneer de beroepsbeoefenaar en/of de cliënt een einde maakt/maken aan het contract, een opzeggingstermijn van: een maand tot maximaal drie maanden. Als de beëindigende partij in de beëindiging van de opdracht niet uitdrukkelijk vermeldt dat zij de opzeggingstermijn in acht zal nemen, wordt deze opzeggingstermijn, tenzij door de partijen anders is overeengekomen, vervangen door een forfaitaire verbrekingsvergoeding gelijk aan een evenredig deel van de erelonen voor de opzeggingstermijn (1/12, 1/6 of ¼ van de jaarlijkse erelonen) die overeenstemmen met de diensten die gewoonlijk door de beroepsbeoefenaar worden geleverd voor een volledig boekjaar of, in voorkomend geval, een kalenderjaar.
Tijdens de opzeggingsperiode blijven de bepalingen van de opdrachtbrief en deze algemene voorwaarden van kracht.
Tenzij de partijen anders beslissen, heeft de beëindiging van het contract, zelfs indien een opzeggingstermijn in acht wordt genomen, de onmiddellijke stopzetting tot gevolg van de diensten van de beroepsbeoefenaar voor de voorbereiding van de jaarrekening van het boekjaar dat voorafgaat aan de beëindigingsdatum.
Niet-recurrente opdrachten zijn eenmalige en niet-terugkerende opdrachten waarvan de uitvoering een einde maakt aan de opdracht.
Behoudens tegenbewijs wordt de overeenkomst met betrekking tot een niet-recurrente opdracht geacht voor een bepaalde duur te zijn gesloten.
Ze eindigt door de uitvoering van de opdracht en, indien dit van toepassing is gelet op de aard van de opdracht, door de uitvoering van de overeengekomen diensten.
De cliënt heeft op grond van artikel 1794 O.B.W. en desgevallend in afwijking van artikel 2004 O.B.W. het recht om de overeenkomst vroegtijdig te beëindigen mits hij de beroepsbeoefenaar:
Deze vergoeding wordt op werkelijke basis berekend, met een minimum van 25% van de erelonen die verschuldigd waren geweest in geval van volledige uitvoering van de opdracht.
Bij het einde van de overeenkomst worden alle boeken en documenten, die eigendom zijn van de cliënt, ter beschikking gesteld van de cliënt of zijn mandataris middels het opmaken van een gedateerde en ondertekende inventaris in evenveel originele exemplaren als er partijen zijn.
Het einde van de opdracht:
Het maandelijks forfait blijft verschuldigd tot het einde van de opdracht (met of zonder opzeggingstermijn).
Het lopend jaarlijks/driemaandelijks forfait wordt omgezet in een maandelijks forfait dat van toepassing is tot het einde van de opdracht (met of zonder opzeggingstermijn).
In alle gevallen kan Ryckeman de overeenkomst op elk ogenblik, zonder opzeggingstermijn en zonder vergoeding beëindigen, indien er redenen zijn die de voortzetting van de professionele samenwerking onmogelijk maken, zoals:
De redenen die de onmiddellijke stopzetting van de overeenkomst verantwoorden, zullen door Ryckeman per aangetekend schrijven aan de cliënt worden meegedeeld.
Naargelang de omstandigheden kan Ryckeman haar beslissing laten voorafgaan door een waarschuwing of een aanmaning aan de cliënt.
De onmiddellijke beëindiging om de onder c. genoemde reden wordt voorafgegaan door een ingebrekestelling.
Wanneer de beroepsbeoefenaar de overeenkomst beëindigd om (een) bepaalde reden(en), dan deelt hij schriftelijk aan de cliënt de reden voor de beëindiging mee en informeert hij deze van de rechtshandelingen die dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van zijn rechten, en waarvoor hij opdracht had gekregen.
In geval van overlijden van de cliënt fysieke persoon zijn de opdrachten ontbonden van rechtswege. Zij kunnen worden hernomen teneinde de verplichtingen van de overledene te vervullen mits schriftelijke bevestiging van alle erfgenamen.
De cliënt kan te allen tijde, zonder naleving van een opzeggingstermijn en zonder betaling van een schadevergoeding, de overeenkomst stopzetten, indien Ryckeman kennelijk in gebreke blijft haar eigen verbintenissen, zoals omschreven in onderhavige algemene voorwaarden (punt 6.1.) en in voorkomend geval in de opdrachtbrief, uit te voeren.
De cliënt zal in elk geval zijn beslissing laten voorafgaan door een geschreven ingebrekestelling aan Ryckeman.
Elke partij kan de overeenkomst, met een schriftelijke en aangetekende kennisgeving en met onmiddellijke ingang, ontbinden, indien een andere partij niet in staat is om haar schulden te betalen of een voorlopige of gerechtelijke bewindvoerder of vereffenaar heeft aangewezen gekregen.
In geval van niet-nakoming, van niet-correcte of niet-tijdige uitvoering door de cliënt van zijn verbintenis(sen), bijvoorbeeld in geval van niet-betaling van erelonen of voorschot(ten) in overeenstemming met artikel 7 hieronder, is Ryckeman gerechtigd de uitvoering van haar verplichtingen op te schorten of uit te stellen totdat de cliënt aan zijn verplichtingen heeft voldaan.
Ryckeman brengt de cliënt hiervan per aangetekend schrijven op de hoogte.
De schorsing van de uitvoering van zijn verplichtingen wordt voorafgegaan door een ingebrekestelling van de cliënt.
Indien er na de aanvang van de schorsing of het uitstel van uitvoering, rechtshandelingen dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van de rechten van de cliënt, en waarvoor Ryckeman opdracht had gekregen, wijst zij de cliënt hierop.
Alle kosten en lasten voortvloeiend uit de opschorting of het uitstel zijn ten laste van de cliënt. Ryckeman is in alle omstandigheden gerechtigd op betaling van de erelonen en kosten met betrekking tot de reeds verrichte werkzaamheden.
Ryckeman voert met de vereiste zorg de haar toevertrouwde opdrachten in volledige onafhankelijkheid uit, krachtens een middelenverbintenis.
Ryckeman is ertoe gehouden de wettelijke en reglementaire termijnen te eerbiedigen, op voorwaarde dat de cliënt haar tijdig alle noodzakelijke inlichtingen en documenten bezorgt. Bij laattijdigheid van de cliënt kan Ryckeman op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor boetes, bijslagen en interesten die kunnen voortvloeien uit deze laattijdigheid.
Zij waakt erover dat de gepresteerde diensten worden geleverd volgens de deontologische en andere beroepsnormen van het Institute for Tax Advisors & Accountants, rekening houdend met de relevante wetgeving en regelgeving van kracht op het moment van de uitvoering van de overeenkomst.
Ryckeman kan in geen geval aansprakelijk worden gehouden voor de gevolgen van mogelijke latere wijzigingen – desgevallend met terugwerkende kracht – aan deze wettelijke en reglementaire bepalingen.
Evenmin is zij verantwoordelijk voor gevolgen van eventuele tekortkomingen, fouten of overtredingen die zouden zijn begaan vóór haar tussenkomst.
De uitvoering van de opdracht is niet – behoudens andersluidend beding – specifiek gericht op het ontdekken van eventuele fraude.
Behoudens andersluidend beding is Ryckeman niet verplicht de juistheid en volledigheid na te gaan van de informatie die de cliënt of diens aangestelde(n) haar overmaken, evenmin als zij gehouden is om de betrouwbaarheid van de akten, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die haar door de cliënt worden toevertrouwd of voorgelegd als zijnde bewijskrachtige stukken of als stukken die als dusdanig moeten dienen, te controleren.
Ryckeman mag zich laten bijstaan door medewerkers of deskundigen van haar keuze en de uit de overeenkomst voortvloeiende opdrachten geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door (een) aangestelde(n) of deskundige(n).
In overeenstemming met artikel 33 van de Wet d.d. 22 april 1999 met betrekking tot de boekhoudkundige en fiscale beroepen, heeft Ryckeman haar burgerlijke beroepsaansprakelijkheid laten verzekeren met een polis die is goedgekeurd door de Raad van het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten.
Ryckeman, evenals haar gevolmachtigde(n) of aangestelde(n), zijn tot het beroepsgeheim gehouden, in overeenstemming met artikel 58 van de Wet van 22 april 1999 met betrekking tot de boekhoudkundige en fiscale beroepen en artikel 32 van het KB van 1 maart 1998 tot vaststelling van het reglement plichtenleer der accountants, onder voorbehoud evenwel van toepassing van de bepalingen van de wetgeving en reglementering tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
De cliënt verbindt er zich toe:
Als hij dit niet doet, is Ryckeman vrijgesteld van aansprakelijkheid voor de niet-naleving van de termijnen die door de wetten, reglementen en akkoord worden opgelegd voor de uitvoering van de fiscale, sociale of andere formaliteiten die onder zijn opdracht zouden vallen.
Bovendien moet de cliënt Ryckeman onmiddellijk elke verandering van zijn contactgegevens melden, alsook elke verandering binnen zijn uiteindelijke begunstigden.
Tot slot verbindt de Cliënt zich ertoe Ryckeman elke niet betaling ten aanzien van gelijk welke fiscale, sociale administratie of gelijk welke andere schuldeisers te melden vanaf de eerste overschrijding van de vervaldag.
De cliënt verbindt er zich uitdrukkelijk toe om, tijdens de hele duur van de overeenkomst en tijdens een periode van 3 jaar na de beëindiging ervan, ongeacht de reden van beëindiging, geen personeelslid of zelfstandige medewerker van Ryckeman, betrokken bij de uitvoering van de overeenkomst, rechtstreeks of onrechtstreeks in dienst te nemen of hem/haar rechtstreeks of onrechtstreeks (bijvoorbeeld via een rechtspersoon) werkzaamheden te laten uitvoeren buiten het kader van een overeenkomst tussen de cliënt en Ryckeman, behoudens voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van Ryckeman.
Elke overtreding van dit verbod zal aanleiding geven tot een eenmalige forfaitaire schadevergoeding ten bedrage van 50 000,00 EUR, dit onverminderd het recht van Ryckeman om een hogere vergoeding te vragen indien deze forfaitaire schadevergoeding niet alle schade dekt.
De kosten en erelonen van Ryckeman worden berekend op basis van de tijd besteed door haar vennoten, bestuurders, bedienden en lasthebbers of op forfaitaire basis, in functie van de vereiste niveaus van bekwaamheid en verantwoordelijkheid zoals bepaald in de opdrachtbrief, waarvan onderhavige algemene voorwaarden integraal deel uitmaken.
De kosten en erelonen zijn verschuldigd naarmate de werkzaamheden ten behoeve van de cliënt worden verricht, ook al is de opdracht niet noodzakelijk beëindigd.
Alle rechtstreekse bij derden gecontracteerde kosten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht, zijn niet begrepen in de erelonen en zullen bijkomend aan de erelonen toegevoegd en gefactureerd worden. Op verzoek van de cliënt zal Ryckeman het bewijs van de voor rekening van de cliënt gemaakte kosten voorleggen.
Erelonen en kosten worden berekend exclusief belastingen en heffingen.
Facturen en/of ereloonnota’s zijn betaalbaar binnen de 30 kalenderdagen na factuurdatum.
Laattijdige betalingen geven van rechtswege en zonder dat een ingebrekestelling is vereist, aanleiding tot:
Ingeval door Ryckeman een creditnota wordt uitgevaardigd, zal het bedrag van deze creditnota gecompenseerd worden met en in aftrek genomen worden van het bedrag van de factu(u)r(en) uitgereikt aan de klant, zelfs indien deze factu(u)r(en) op het ogenblik van het uitvaardigen van de creditnota nog niet vervallen is (zijn).
Ryckeman kan een of meerdere voorschotten vragen. Deze voorschotten worden dan verrekend in de eindstaat van kosten en erelonen.
Ryckeman behoudt zich het recht voor met de prestaties pas te starten op het ogenblik dat een gefactureerd voorschot betaald werd door de cliënt.
Alle betwistingen van kosten en erelonen dienen via aangetekend schrijven binnen de 7 kalenderdagen na ontvangst van de factuur, gemotiveerd geformuleerd te worden aan Ryckeman. Indien geen (tijdige) betwisting Ryckeman bereikt, wordt verondersteld dat de cliënt akkoord gaat met de gefactureerde diensten en wordt de factuur geacht te zijn aanvaard. In dit geval wordt de schuldvordering als definitief beschouwd.
De factuur wordt, behoudens tegenbewijs, geacht ontvangen te zijn ten laatste 15 dagen na factuurdatum.
Ryckeman waakt erover dat de diensten worden geleverd volgens de deontologische en andere beroepsnormen van het ITAA en rekening houdend met de relevante wetgeving en regelgeving die van kracht zijn op het tijdstip van de uitvoering van de overeenkomst.
De beroepsbeoefenaar kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen van eventuele latere wijzigingen – desgevallend met terugwerkende kracht – van deze wets- en reglementsbepalingen.
Bovendien kan de beroepsbeoefenaar niet aansprakelijk worden gesteld voor de beroepsfouten en vergissingen die vóór de inwerkingtreding van de opdrachtbrief door eender wie zouden zijn begaan.
Tot slot kan de beroepsbeoefenaar overeenkomstig het gemene recht alleen aansprakelijk worden gesteld voor opdrachten waarvan wordt aangetoond dat ze door hem zijn aanvaard.
Aan de beroepsbeoefenaar en aan de cliënt wordt ook gevraagd om elkaar, en zoveel mogelijk schriftelijk, hun bezwaren, opmerkingen, aanbevelingen en adviezen te bezorgen.
Met uitzondering van de opzettelijke fouten of zware fouten die zijn uitgesloten van de dekking van de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar alsook met uitzondering van de bijzondere opdrachten die door de wet zijn voorbehouden aan bedrijfsrevisoren en gecertificeerde accountants, zijn de wettelijke bepalingen inzake de buitencontractuele aansprakelijkheid voor de schade veroorzaakt door de niet-nakoming van de opdracht niet van toepassing tussen de partijen. Deze uitsluiting van de toepasselijkheid van de wettelijke bepalingen in het kader van de buitencontractuele aansprakelijkheid kunnen eveneens worden ingeroepen door de hulppersonen waarop de beroepsbeoefenaar beroep doet.
De aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar is beperkt tot de bedragen die door zijn beroepsverzekeringscontract worden gedekt, behalve:
– in geval van een opzettelijke fout,
– in geval van zware fout waarvan de dekking uitgesloten is door het beroepsverzekeringscontract,
– of bij de uitvoering van bijzondere opdrachten die door de wet zijn voorbehouden aan bedrijfsrevisoren en gecertificeerde accountants.
De beroepsbeoefenaar heeft zijn burgerlijke beroepsaansprakelijkheid laten dekken door een verzekeringsovereenkomst die werd goedgekeurd door de Raad van het Instituut van de Belastingadviseurs en de Accountants.
De hierboven vermelde beperkingen van aansprakelijkheid zijn ook van toepassing op vorderingen die op grond van de uitvoering van de opdracht worden gericht tegen alle personen, vennoten, leidinggevenden en/of zelfstandige medewerkers, die in de zin van de verzekeringsovereenkomst de hoedanigheid van verzekerde hebben.
Wanneer twee of meerdere schadegevallen het gevolg blijken te zijn van dezelfde fout, zullen ze worden geacht één enkel geval van aansprakelijkheid te vormen en de aansprakelijkheid zal bijgevolg beperkt zijn tot het hoogste aansprakelijkheidsbedrag van de bedragen die van toepassing zijn op de betrokken opdrachten of overeenkomsten.
Behoudens andersluidende dwingende wettelijke bepaling geeft schade die voortvloeit uit (a) een verlies van winst, goodwill, commerciële opportuniteiten of verwachte kostenbesparingen of voordelen, (b) een verlies of misbruik van gegevens of (c) een indirect verlies of gevolgschade geen aanleiding tot vergoeding.
Krachtens de nationale en Europese Antiwitwaswetgeving, is Ryckeman ertoe gehouden haar cliënten en hun begunstigde rechthebbenden te identificeren. Daarnaast is Ryckeman krachtens de nationale en Europese wetgeving inzake automatische en verplichte uitwisseling van informatie op het gebied van de meldingsplichtige grensoverschrijdende constructies, verplicht om aan de bevoegde autoriteiten de informatie te bezorgen waarvan zij kennis hebben, die ze bezitten en die ze controleren met betrekking tot de constructies die onder de toepassing van deze wetgeving vallen.
Bijgevolg zal Ryckeman hiertoe aan de cliënt bepaalde informatie en documenten vragen en bijhouden en/of geschikte databanken hiervoor raadplegen. De cliënt verbindt er zich toe om Ryckeman de gevraagde informatie te bezorgen en om haar tijdig te informeren nopens elke wijziging met betrekking tot die informatie en documenten.
Gedurende de verlening van de diensten, kunnen de partijen elektronisch met elkaar communiceren, ook via social media, zoals Facebook, WhatsApp, Messenger, etc. Het is echter onmogelijk te garanderen dat het elektronisch overmaken van gegevens volledig veilig, zonder virus of zonder vergissing kan gebeuren, waardoor dergelijke transmissies van gegevens kunnen worden onderschept, vervalst, vernield, doorgegeven, vertraagd, verloren gaan, of onbruikbaar gemaakt. De partijen erkennen hierbij dat geen enkel systeem of geen enkele procedure dergelijke risico’s volledig kan uitsluiten.
Hierbij bevestigen de partijen dat ze die risico’s aanvaarden, het gebruik van elektronische communicatie, ook via social media, geldig toelaten en overeenkomen om alle beschikbare en passende middelen te gebruiken om de meest verspreide virussen op te sporen alvorens informatie langs elektronische weg door te zenden. Elke partij zal verantwoordelijk zijn voor de bescherming van haar eigen systemen en belangen met betrekking tot de elektronische communicatie en geen enkele partij zal aansprakelijk worden gesteld, ongeacht de wijze of vorm, voor enig verlies, voor enige vergissing of verzuim, die het gevolg is van of verband houdt met het gebruik van elektronische communicatie tussen de partijen.
Ryckeman is van rechtswege bevrijd en niet gehouden tot nakoming van enige verbintenis tegenover de cliënt ingeval van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan de situatie waarin de uitvoering van de overeenkomst door Ryckeman geheel of gedeeltelijk, al dan niet tijdelijk, verhinderd wordt door omstandigheden buiten de wil van Ryckeman, zelfs al was deze omstandigheid ten tijde van de totstandkoming van de overeenkomst al te voorzien. De volgende gevallen worden alleszins als overmacht beschouwd: machinebreuk, staking of lock-out, brand, oproer, oorlog, epidemie, overstroming, hoog ziekteverzuim, elektrische-, informatica-, internet- of telecommunicatiestoringen, beslissingen of interventies van overheidswege (met inbegrip van weigering of annulering van een vergunning of een licentie), brandstoftekorten en fouten of vertragingen te wijten aan derden. Indien Ryckeman zich op overmacht beroept, is zij niet verplicht om het ontoerekenbare of onvoorziene karakter van de omstandigheid die overmacht uitmaakt te bewijzen. Ingeval van overmacht worden de verplichtingen van Ryckeman opgeschort. Ingeval de overmacht langer dan twee maanden zou duren, is Ryckeman gerechtigd om de overeenkomst zonder tussenkomst van de rechter te ontbinden, zonder dat Ryckeman tot betaling van enige vergoeding aan de cliënt kan worden gehouden.
Alle intellectuele eigendomsrechten en afgeleide rechten blijven behouden door Ryckeman. Onder deze intellectuele eigendomsrechten worden verstaan: auteurs-, merk-, tekeningen- en modellenrechten en/of andere (intellectuele eigendoms-)rechten, waaronder al dan niet octrooieerbare technische en/of commerciële knowhow, methoden en concepten.
De inhoud van de website, afbeeldingen, logo’s, tekeningen, foto’s, data, productnamen, teksten, enz. zijn beschermd door het auteursrecht en andere (intellectuele) eigendomsrechten en verdragsbepalingen.
In verband met en voor de uitvoering van de diensten krachtens een overeenkomst die de cliënt met Ryckeman heeft afgesloten, draagt de cliënt persoonsgegevens over aan Ryckeman en machtigt hij Ryckeman om zijn persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de bepalingen van deze overeenkomst.
Onder ‘persoonsgegevens’ wordt verstaan : alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die door Ryckeman wordt verkregen. Als identificeerbaar natuurlijk persoon wordt beschouwd, een natuurlijk persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd aan de hand van een identificator zoals een naam, locatiegegevens, een online identificator of een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
De persoonsgegevens kunnen verwerkt worden met als doel de diensten onder de overeenkomst te kunnen leveren, met inbegrip van volgende doelen:
a) Personeelsadministratie, cliëntenbeheer en -administratie, leveranciersbeheer en –administratie;
b) Voldoen aan sociale en fiscale wet- en regelgeving;
c) Beheer van competenties en opleidingen;
d) Beheer van persoonlijke ontwikkeling en evaluatie van medewerkers;
e) Het voeren van wettelijk verplichte boekhouding, waaronder begrepen maar niet uitsluitend de afsluit van een vennootschap / eenmanszaak; het indienen aangiftes conform de btw-wetgeving; het opstellen van fiches; het indienen van aangiften inkomstenbelasting of roerende voorheffing; het opstellen van tussentijdse balansen; het consolideren van een groep;
f) Advies inzake wetgeving, financiële(met uitzondering van beleggingsadvies), fiscale of administratieve aangelegenheden;
g) Opstellen van overeenkomsten, verslagen en publicaties;
h) Bijstand bij fiscale controles;
i) Ad hoc adviesverlening op afroep;
j) Nakijken van solvabiliteit;
k) Het uitvoeren van interne analyses op basis van boekhoudkundige gegevens, dit ter optimalisatie van de bedrijfsvoering van de cliënt;
l) Elke andere categorie van doelen voor de verwerking van persoonsgegevens zoals overeengekomen tussen de partijen in de betreffende overeenkomst, de opdrachtbrief of elk ander document bij de overeenkomst.
De door de cliënt opgegeven informatie is noodzakelijk voor het voltooien van de opdracht en de facturatie ervan.
Ryckeman zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen of afwijkende schriftelijk akkoord van de cliënt. Ryckeman verbindt zich om in het kader van de overeenkomst van de cliënt de door de cliënt ter beschikking gestelde persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken.
Elke verwerking van persoonsgegevens krachtens de overeenkomst tussen de cliënt en Ryckeman zal plaatsvinden in overeenstemming met alle toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en –verwerking, met name in overeenstemming met EU-Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 94/46/EG (“GDPR”) en met andere wetten die voortvloeien uit deze Verordening en/of alle andere Belgische of Europese wetgeving met betrekking tot de bescherming/verwerking van persoonsgegevens of privacy.
Ryckeman heeft geen zeggenschap, bezit of eigendomsrecht over de te ter beschikking gestelde persoonsgegevens.
Ryckeman is echter niet verantwoordelijk voor de naleving van enigerlei op de cliënt of de industrie van de cliënt van toepassing zijnde wet- en regelgevingen die niet algemeen van toepassing zijn op Ryckeman als dienstverlener, tenzij partijen uitdrukkelijk anders overeenkomen.
Iedere verwerking in overeenstemming met de overeenkomst zal als een instructie voor het verwerken van persoonsgegevens worden beschouwd door Ryckeman.
De verwerking van persoonsgegevens betreft persoonsgegevens van huidige en voormalige cliënten, werknemers, contractanten, agenten en andere medewerkers van de cliënt, evenals derden die door voormelde personen zijn aangewezen als familie of contactpersonen en betreft onder meer volgende persoonsgegevens:
a) Algemene persoonsgegevens, zoals naam, geboortedatum, foto, adres, e-mailadres en telefoonnummer(s), rijksregisternummer, gegevens ter verificatie van toegang, zoals gebruiksnamen en wachtwoorden, enz… gezinssamenstelling en burgerlijke staat, informatie over verwanten enz…
b) Financiële gegevens, zoals bezoldigde mandaten, betalingsgegevens inclusief rekeningnummer (IBAN),
c) Elke andere categorie van persoonsgegevens zoals overeengekomen tussen de partijen in de betreffende overeenkomst.
Ryckeman zal geen persoonsgegevens overdragen aan een derde partij, tenzij:
(1) de cliënt hiervoor de instructies geeft of toestemt;
(2) zoals beschreven in de overeenkomst;
(3) indien dit vereist is bij wet.
Indien de cliënt Ryckeman de instructie geeft om persoonsgegevens over te dragen aan een derde, dan is en blijft het de verantwoordelijkheid van de cliënt om met die derde schriftelijke overeenkomsten af te sluiten ter bescherming van deze persoonsgegevens en zal de cliënt Ryckeman schadeloos stellen voor, verdedigen en vrijwaren tegen enige en alle verliezen die ontstaan uit een dergelijke overdracht van Ryckeman aan de derde , tenzij en voor zover deze verliezen toe te schrijven zijn aan bewezen tekortkomingen van Ryckeman.
De cliënt heeft het recht om zijn persoonlijke informatie aan te passen of te bekijken.
Indien mogelijk zal Ryckeman haar medewerking verlenen aan de cliënt en de cliënt bijstaan opdat de cliënt gevolg kan geven aan zijn verplichting om verzoeken te beantwoorden van een betrokkene die zijn rechten uitoefent.
Bij beëindiging van de overeenkomst zal Ryckeman, zonder de cliënt daarvan op voorhand te moeten verwittigen, alle persoonsgegevens op haar systemen (behoudens enige back-up archieven) verwijderen of anonimiseren na het verstrijken van alle relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens. Indien Ryckeman vereist is om gegevens te bewaren die gebruikt worden om de juiste gegevensverwerking te controleren in overeenstemming met de opdracht of gegevens die moeten voldoen aan de relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens, is Ryckeman bevoegd om deze gegevens te bewaren in overeenstemming met de respectieve bewaartermijnen na de beëindiging of het verstrijken van de overeenkomst en zal Ryckeman deze gegevens op een veilige manier bijhouden na afloop van de vereisten inzake het bijhouden van gegevens.
Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard, omvang, context en het doel van de verwerking van de persoonsgegevens alsmede met de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen die aan de verwerking zijn verbonden, neemt Ryckeman passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die worden verwerkt te beveiligen en beveiligd te houden.
Ryckeman zal de cliënt zo spoedig mogelijk informeren over inbreuken op haar beveiliging die moeten worden gemeld aan de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit en/of de betrokkene(n).
Op verzoek van de cliënt zal Ryckeman in het geval van een inbreuk hem in ieder geval de volgende informatie verstrekken:
(a) de aard van de inbreuk en van de getroffen persoonsgegevens;
(b) de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk;
(c) de maatregelen die in dat verband worden of zijn getroffen. Indien het voor Ryckeman niet mogelijk is om deze informatie direct te verstrekken, dan zal zij dat in stappen doen.
Ryckeman zal alle noodzakelijke medewerking verlenen aan het zo nodig verschaffen van aanvullende informatie aan de toezichthouder(s) en/of betrokkene(n).
Ryckeman houdt een overzicht bij van de feiten en gevolgen van de inbreuken op de beveiliging.
De cliënt is verantwoordelijk voor de wettigheid van de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de overeenkomst met Ryckeman.
De cliënt verklaart en waarborgt dat, wanneer hij aan Ryckeman persoonsgegevens bezorgt voor verwerking:
– de relevante betrokkenen afdoende geïnformeerd werden over hun rechten en plichten, en in het bijzonder over de mogelijkheid dat Ryckeman persoonsgegevens zal verwerken ten behoeve van de cliënt;
– hij bij het verzamelen en verschaffen van dergelijke persoonsgegevens de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en -verwerking heeft nageleefd;
– hij alle redelijke maatregelen zal treffen om de persoonsgegevens up to date te houden teneinde te verzekeren dat de gegevens niet onvolledig of foutief zijn met betrekking tot de doeleinden waarvoor ze verzameld werden.
De in het vorige lid omschreven verplichting is niet van toepassing op vertrouwelijke informatie die:
Alle gegevens en informatie die de partijen wederzijds van elkaar ontvangen, zullen tijdens de duur van de overeenkomst vertrouwelijk worden behandeld en zullen niet onthuld worden aan derden en niet worden gebruikt voor enig ander doel dan overeengekomen tussen partijen.
– ten tijde van de onthulling door de onthullende partij reeds openbaar beschikbaar was of daarna zonder toedoen van de ontvanger openbaar beschikbaar is geworden;
– ten tijde van de onthulling reeds in het wettige bezit was van de ontvanger zoals voldoende kan worden aangetoond door de ontvanger; of
– na de onthulling door de ontvanger op een niet-vertrouwelijke basis van derden wordt ontvangen.
Ryckeman verklaart en garandeert dat personeel dat handelt onder haar gezag en bevoegd is om persoonsgegevens te verwerken, zich ertoe verbonden heeft om de beveiliging en de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te verzekeren in overeenstemming met de bepalingen van de overeenkomst met de cliënt. Daartoe zal Ryckeman het personeel dat onder haar gezag handelt en dat toegang heeft tot de persoonsgegevens informeren over de toepasselijke vereisten.
Indien Ryckeman op grond van een wettelijke verplichting gegevens dient te verstrekken, zal Ryckeman de grondslag van het verzoek en de identiteit van de verzoeker verifiëren. Ryckeman zal de cliënt, voorafgaand aan het verstrekken van deze informatie, informeren tenzij wettelijke bepalingen dit verbieden.
De interpretatie en de uitvoering van de overeenkomst worden door het Belgische recht beheerst.
Elke betwisting van welke aard ook behoort tot de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken en de hoven van het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen/Gent, afdeling Brugge.